Para el uso de dichas facilidades se asume que la empresa posee activos el módulo Contable(Opcional) junto con los SubMódulos administrativos de Compras, Cuentas por Pagar (CxP), Cuentas por Cobrar (CxC) y Tesorería requeridos para la preparación previa y su procesamiento.
Cabe destacar que en el caso de los préstamos no se encuentran involucrados documentos de compra fiscales y en el caso de los Anticipos en el momento de su emisión tampoco solo en el momento de registrar las compras cubiertas con un Anticipo ya otorgado es que puede efectuarse el cruce.
Por último, debe resaltarse que el uso de la facilidad de los Anticipos / Préstamos del sistema es de uso delicado por lo que debe analizarse en que casos conviene su uso ya que sí se cuenta de antemano con la(s) factura(s) fiscales la recomendación es registrar siempre primero las compras y luego emitir el pago correspondiente para asegurar el registro oportuno de las compras en los libros. El sistema no posee un alerta de Anticipos abiertos pendientes por lo que periódicamente debe revisarse su estado y determinar sí es necesario emprender acciones de cobranza para concretar la devolución del dinero entregado transcurrido un plazo razonable para la presentación oportuna de los soportes de gasto correspondientes, sobre todo si poseen IVA que pueda reflejarse en la declaración del período.
Parametrización
1) Si posee el Modulo Contable activo para la empresa debe definirse una cuenta contable de Activo(1) para reflejar la cuenta por cobrar transitoria al otorgar el dinero
dependiendo de su naturaleza. Las cuentas mas usadas son:
· Anticipos a Terceros
· Adelanto de obras
· Préstamos a empleados sobre Prestaciones sociales, socios e Intercompañias
2) Desde el Módulo Administrativo
2.1) En la Configuración de Artículos Crear un Articulo que represente cada tipo de Anticipo asociándolo a la cuenta contable antes definida en la sección de cuentas contables en la cuenta de gasto, un código y descripción que permita identificarla fácilmente al Usuario que lo procesa, marcar la casilla de verificación de Anticipo (imprescindible) lo cual le permite al sistema activar su manejo indicando además que la clasificación es de Gastos (aunque ello no representa un gasto contable) con Impuesto igual a sin impuesto, es decir, con tasa de impuesto cero(0) y sin Categoría.Para los Préstamos el sistema ya posee un Artículo predeterminado con código PRESTAMO.
2.2) Para las personas que se les otorgan Préstamos o Anticipos es necesario crear un registro en la Configuración de Proveedores con sus datos básicos y luego de Guardar se debe definir el Cliente Anticipo que es un registro similar de la persona en la tabla de Clientes tomando sus datos básicos del registro de Proveedores y los asocia para permitir llevar control del dinero otorgado el cual quedará pendiente por cobrar. Para ello debe pulsar el acceso directo asociado al campo “Cliente Anticipo”, como se indica en la siguiente gráfica de la ventana , el sistema preguntará ¿Desea crear de forma automática el Proveedor como cliente de anticipo con los datos mínimos necesarios? y responda que "Sí" para completar la operación.
Emisión del Anticipo o Registro del Préstamo
Para emitir un Anticipo o registrar un Préstamo otorgado a un Tercero existen dos varias vías en AdminTool
1) Desde el submódulo de Tesorería / Ingreso de movimientos de Tesorería
Ingresar una operación de Anticipo otorgado a Tercero con cheque y especificar los datos del pago que puede ser con forma de pago cheque o Nota de débito bancaria (transferencia) desde una cuenta bancaria de la empresa. Para ello deberá escoger el Tipo Anticipo sí posee más de uno definido y el Beneficiario a afectar deberá estar registrado en la tabla de Proveedores con el campo Cliente Anticipo definido tal y como se explicó en la Parametrización. Sí se escoge una persona que no posee el Cliente Anticipo aparecerá un mensaje de error.
Ventaja
- La operación se registra en un solo paso de forma expedita
Desventaja
- No es posible fraccionar el pago en varias formas de pago, aunque no es usual en el otorgamiento de un anticipo o préstamo y solo puede hacerse referencia como Instrumento Financiero a una cuenta bancaria de la empresa omitiéndose las Cajas para el manejo de efectivo.
- No es posible incluir el egreso en la programación de pagos ya que se emite al mismo tiempo
2) Desde el submódulo de Compras / Ingreso de Compras
Ingresar un documento no fiscal (que no afecte al libro de compras ni impuesto) haciendo referencia a la persona y especificando un solo artículo donde se escoja el Artículo asociado al Tipo de Anticipo requerido.
Una vez registrada la compra deberá proceder a emitir el pago(s) correspondiente(s) desde la ventana de Cancelación de documentos por pagar desde Cuentas por Pagar / Solicitud de Pagos, de acuerdo al procedimiento habitual.
Cabe destacar que la emisión del pago de un préstamo o anticipo no posee asociadas retenciones de impuesto sobre la renta o de IVA. En caso de tratarse de un Anticipo debe considerar además realizar el cálculo y descuento del monto de las retenciones ya que de lo contrario no podrá hacerse la deducción posteriormente del saldo de la factura quedando un sobrante de dinero que tendría que solicitar le sea devuelto a la empresa o descontarlo de otra(s) factura(s).
Asimismo, debe considerarse que sí la modalidad de registro del anticipo/préstamo usada fue la señalada en el punto 2) y no ha sido aplicado el pago correspondiente el anticipo no aparecerá disponible en la ventana de Ingreso de Compras en los Anticipos abiertos en los Tipos de relación de gastos por Anticipo para realizar el cruce ya que efectivamente no ha sido entregado el dinero.
Por último, se debe tomar en cuenta que el sistema al momento de registrar el Anticipo o Préstamo generará automáticamente un documento por cobrar llamado Giro (GO) el cual aparecerá en los estados de cuentas y cobranzas por realizar. Sí esto no ocurriera el error común es de parametrización debido a que el articulo usado no posee marcada la casilla de verificación de Anticipo por lo que deberá anular la operación y reingresarla haciendo uso de un Articulo debidamente definido, tal y como se indicó anteriormente.
Ventaja
- Es posible fraccionar el pago en varias formas de pago, por ejemplo dos cheques, cheque y una nota de debito bancaria, cheque y efectivo
- Es posible incluir el egreso en la programación de pagos luego de emitir la solicitud de pagos correspondiente.
Desventaja
- La operación requiere de dos pasos el registro del documento y luego emitir el pago