Introducción

 

El presente documento está destinado a orientar al Usuario en los pasos a seguir para actualizar adecuadamente los módulos de la aplicación de software AdminTool.

Así como las normas y procedimientos de la empresa se mejoran y deben adecuarse a las leyes vigentes y mejores prácticas los sistemas de información como AdminTool deben ajustarse continuamente también para que sirvan de apoyo en todo momento.

En tal sentido, se publican nuevas versiones de los módulos del sistema, disponibles de forma gratuita solo durante 90 días después de adquirida la aplicación y prorrogable con la contratación del servicio de soporte y mantenimiento, con una periodicidad variable, donde se incluyen nuevas facilidades de uso general o particular contratadas por algún usuario, corrección de detalles reportados y/o encontrados y mejoras técnicas en general.

Cada Módulo del sistema posee una subcarpeta con su nombre contenida en la carpeta AdminTool usualmente creada en el disco local C:\ donde se ubican los archivos requeridos para su uso. Al publicarse una nueva versión algunos de esos archivos cambian por lo que deben ser reemplazados para asegurar una correcta instalación.

Asimismo, con la instalación de una nueva versión del programa se debe actualizar también la estructura de algunas tablas de la base de datos involucradas en las mejoras realizadas y su contenido para lo cual es necesario ejecutar un programa llamado Actualización de Versiones (admintool_version_revision.exe para los módulos contable y administrativo) con todos los usuarios fuera del sistema. Una vez ejecutado en los parámetros Generales del Módulo respectivo se actualizará la fecha de la versión actualizada la cual debe corresponder con la que aparece en la ventana de acceso al sistema. Sí estas fechas son distintas es indicativo que la versión no ha sido instalada correctamente por lo que se sugiere no usar el módulo hasta solventar la situación apareciendo un asterisco (*) al lado de la fecha de la versión dado que no se ha ejecutado correctamente la Actualización de Versiones.

          Cabe destacar que NBITS no será  responsable de las consecuencias ocasionadas por un malfuncionamiento de la aplicación ya detectada,  corregida y que se encuentre disponible para su descarga y uso en su sitio web www.nbits.com.ve y que por una instalación tardía se haya podido prevenir la situación. Cualquier labor requerida en tal sentido generará honorarios por consultoría. Para mayor detalle se sugiere revisar las condiciones de garantía, soporte y mantenimiento vigentes del producto


Procedimiento

 

  1. Definir el Módulo a actualizar para establecer ¿cuál será el archivo de actualización a descargar? Cada módulo del sistema posee una ventana llamada Acerca de… en el menú Utilitarios donde encontrarán un enlace o hipervínculo llamado Actualizar el cual una vez pulsado iniciará la descarga del archivo que contiene la nueva versión para lo cual se le preguntará sí desea descargar la versión Beta. Existen dos tipos de versiones la Normal y la Beta. La versión Beta es una versión intermedia entre la última versión publicada y la próxima versión en construcción la cual se puede evaluar para conocer las nuevas mejores que se están desarrolladas y que en algunos casos bajo indicación del personal de Soporte deberá ser escogida en lugar de la versión normal para instalarla. El archivo de descarga es un archivo ejecutable con extensión .EXE generado con la aplicación WinZip comprimido pare reducir su tamaño y con una contraseña variable que solo es suministrada a Clientes con contrato de mantenimiento vigente la cual en ocasiones es rechazada por el browser de navegación ya que usualmente los virus poseen esta extensión y son bloqueados según las opciones de seguridad establecidas.

 

  1. Una vez descargado el archivo con la nueva versión a instalar deberá ejecutarlo (preferiblemente desde el servidor o maquina principal donde se encuentra la base de datos instalada) donde aparecerá un mensaje de confirmación de WinZip que debe Aceptar pulsando el botón correspondiente. Cierre el sistema antes de continuar en todos los equipos.

 

 

  1. Seguidamente, aparecerá la ventana de extracción de WinZip donde deberá pulsar el botón Examinar sí la versión la está instalando en un Servidor para indicar la ubicación de  la carpeta a actualizar (por defecto se propone c:\admintool\nombre_del_modulo) Sí está instalando el sistema en una estación de trabajo usualmente se mantiene la carpeta predeterminada. Para instalaciones en un servidor se comparte la carpeta en la red para que el resto de las estaciones tengan acceso a la misma y se pueda copiar la nueva versión localmente por medio de un programa llamado Syncronizer (Syncrt.exe) que es configurado junto con el acceso directo del módulo para que se sincronice de forma automática cada vez que se ingrese. Para mayor información pida consultoría.

         Seguidamente pulse el botón Descomprimir



Indique la contraseña de la versión actual suministrada por NBITS y pulse el botón Aceptar.




Sí la extracción de los archivos es exitosa aparecerá un mensaje similar al siguiente.



Para este paso recuerde que debe estar cerrado el módulo en el equipo que se está actualizando sino fallará el reemplazo de algunos archivos y la versión quedará mal instalada ya que los archivos por estar abiertos se encontrarán en estado de solo lectura. El número de archivos es variable dependiendo del módulo y la versión instalada. Sí la extracción falla deberá reintentarla nuevamente asegurándose que el sistema se encuentre cerrado completamente.


 

4. Al realizar la extracción de los archivos se ha completado el paso correspondiente a la actualización de la versión del módulo en el servidor y/o estación de trabajo escogida para completar la instalación de la nueva versión debe actualizarse además la estructura de algunas tablas de la base de datos involucradas en las mejoras realizadas y su contenido para lo cual es necesario ejecutar un programa llamado Actualización de Versiones (admintool_version_revision.exe) disponible para los módulos contable y administrativo el resto de los módulos tienen su propia rutina y es ejecutada al intentar ingresar al sistema. Sí no se realiza este paso al ingresar al sistema verá un asterisco (*) a la derecha de la fecha de la versión por lo que se recomienda no usar el módulo hasta no realizar este paso ya que el sistema probablemente falle.



En la parte superior se le indicará cuál es su Versión Actual donde encontrará una fecha. Dicho valor deberá buscarlo en la lista de Versiones disponibles y deberá escoger de forma cronológica cada versión publicada posterior a la actual y pulsar el botón Actualizar para que se efectúen los cambios requeridos. Recuerde que todos los Usuarios deben estar fuera del sistema para tener acceso exclusivo a la base de datos de lo contrario este programa no terminará y se mostrará como Inactivo hasta tanto no haya conexiones abiertas. Al terminar la ejecución aparecerá un mensaje de confirmación con el número de actualizaciones ejecutadas. La primera vez deberían ser iguales el número de actualizaciones incluidas sobre el número de actualizaciones completadas. Por último al ingresar al sistema y comprobar que la fecha de la versión descargada es igual a la de la versión actual, es decir, no aparecerá el *.

 

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