Para iniciar operaciones en un nuevo ejercicio fiscal con el sistema, cuyo período en Venezuela usualmente va desde enero a diciembre de cada año a menos que se estipule un período distinto ante el Registro Mercantil, deben tomarse en cuenta los siguientes procedimientos dependiendo de los módulos y SubMódulos que la empresa posea activos.

En cualquier caso atienda las siguientes recomendaciones básicas:

• Realizar un respaldo de la base de datos fuera del servidor en un disco, pen drive, otro equipo o algún medio de almacenamiento disponible en internet. Para mayor detalle revisar Instructivo de Respaldos y Recuperación de base de datos o pida Asesoría.
• Instalar la última versión de los módulos del sistema, en caso de no contar con la misma, disponible desde www.nbits.com.ve sección soporte sí posee un contrato de mantenimiento y soporte vigente o pida Asesoría.
• Contactar al Contador o Asesor fiscal para validar los procedimientos vigentes para el manejo de inventarios, saldos iniciales y declaración de impuestos.

Sí la empresa posee el Módulo Contable activo

1)  Ingresar al módulo contable

2)  Desde el menú de Ejercicio escoger la Opción "Crear Ejercicio Contable" para lo cual el sistema propondrá directamente el período contable siguiente al último registro cuyo rango de fechas debe ser verificado.

3)  Por último, pulsar el botón Guardar para confirmar la operación. Al seleccionar los ejercicios contables de la empresa en la lista debería aparecer visible el nuevo Ejercicio definido.

4)  Repetir este procedimiento por cada empresa registrada activa

Sí la empresa es un Contribuyente Especial del Seniat en enero de cada año es necesario:

1)  Dirigirse a la ventana de Configuración de los Parámetros de la empresa y desde la pestaña IVA

2)  Pulsar el botón Añadir, desplazan la barra de desplazamiento hacia la derecha hasta el final e indican en Año el valor numérico correspondiente, por ejemplo

2013, en el nuevo reglón (último)

3)  El valor por defecto del correlativo del numero de comprobante de retención del sistema para cada mes es uno(1) De acuerdo al criterio del Contador y políticas internas sí la numeración mantendrá la secuencia del año anterior debe ajustarse el valor del correlativo de enero con el valor de diciembre del año anterior mas uno(1).

4)  Y por último pulsar el botón Guardar disponible sí desplazan hacia la izquierda la barra para crear los correlativos de los comprobantes de retención de IVA del nuevo año.    

Sí se lleva la conciliación bancaria de las cuentas de la empresa de forma integrada con el Módulo contable es necesario:

1)  Cargar un comprobante contable manual temporal hasta efectuar el cierre del ejercicio con los saldos iniciales del nuevo ejercicio tomando en cuenta los saldos finales ya conciliados con fecha igual al inicio del período. Al momento de ejecutar el cierre debe eliminarse dicho comprobante.

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