Antes de comprar
Establezca de forma escrita una lista de requerimientos mínimos para su negocio y defina prioridades para evaluar las opciones disponibles. Existen algunas metodologías disponibles en tal sentido, de ser posible considérelas.
Manuales y Ayudas, solicite que dicho material le sea suministrado al menos en forma digital para validar su calidad y alcance. Usualmente no se encuentra actualizado con la última versión, pero debe exigir le sea entregado durante la implantación.
Tecnología y plataforma. Aunque no sea un experto en la materia y no cuente con asesores que lo orienten verifique que sus fabricantes sean reconocidos y pueda eventualmente establecer contacto directo, local preferiblemente, en caso de una contingencia en la que su proveedor directo no pueda apoyarle.
Marca y propiedad intelectual registrada. Toda aplicación debe contar con sus registros al día que le ofrezcan seguridad en que no se trata de una copia ilegal. En Venezuela el Ente autorizado se llama SAPI.
Soporte, aclare los medios usados para contar con soporte y tiempo de respuesta mínima, de acuerdo a su prioridad.
Garantía, aclare su alcance y tiempo de cobertura por escrito.
Tiempo en el mercado de la aplicación, lo cual no es una garantía pero tampoco debe ser menospreciado. Un software maduro no toma menos de diez años desarrollar.
Aspectos legales y fiscales, dado que su negocio se desarrolla bajo un entorno regido por leyes y normas vigentes consulte sí las mismas son efectivamente consideradas por la aplicación en su país o región.
Interfaz de usuario. Este aspecto es usualmente el primero y principal considerado por los Usuarios para favorecer una opción, sin embargo, no es el mas importante, claro está esto siempre ayuda a reducir la resistencia al cambio.
Normas y Procedimientos internos. Este es uno de los elementos primordiales que no es considerado antes de tomar la decisión de adquirir e implantar una aplicación. Sí su organización no está preparada el sistema no resolverá dichas
deficiencias.
Revisar, y mejorar en lo posible el Perfil, del Personal Usuario con que cuenta, sino posee el recurso humano mínimo para emprender el proyecto es preferible postergar su inicio.
Por último, descarte las opciones que no cubran las expectativas mínimas antes descritas.
Para tomar decisión de una opción
Validar referencias y credenciales de cada proveedor y experiencias previas similares a las de su negocio.
Revisar propuesta económica no solo para el momento de la adquisición sino luego de implantado el producto tomando en cuenta su presupuesto. Incluyendo el hardware, sistemas operativos, redes y otras inversiones exigidas para su pleno funcionamiento.
Infórmese acerca de la posibilidad de contar con adaptaciones para mejoras particulares de su negocio, condiciones y precio de la consultoría, en caso de requerirlas.
Pida una Demostración del producto y de ser posible solicite instalación de un demo para probar funcionamiento en su ambiente de trabajo con una prueba estándar.
Solicite copia del contrato de licencia u otra modalidad de uso que defina con el proveedor así como del Contrato de mantenimiento post-venta y busque preferiblemente asesoría en tal sentido.
Al implantar
La etapa de implantación es la mas importante una vez haya elegido el producto y su proveedor, existen diversas metodologías, es recomendable que se establezca su uso según los recursos disponibles.
Defina claramente las responsabilidades de parte de su Personal y del proveedor.
Participe en el diseño de un plan de trabajo realista según su disponibilidad, la del Proveedor y la de su Personal para asegurar una adecuada dedicación a cada una de las tareas a realizar y haga seguimiento diario o por sesión de trabajo al avance real obtenido. La falta de supervisión acarrea costos adicionales al proyecto y el incumplimiento de las metas fijadas.
Para Mantener
Mantenga contacto permanente con su Proveedor, una buena comunicación siempre es la mejor herramienta para asegurar que su inversión no se pierda. Instalando oportunamente las actualizaciones disponibles y siempre reportando y documentando los detalles que surjan con la misma para evitar contratiempos.
Cuando rote el Personal de su empresa asegúrese que en su inducción se le imparta un adiestramiento completo, según sus responsabilidades. Esta es una de las principales causas que ocasionan el desuso de un sistema.
Haga respaldos periódicos de la base de datos fuera del servidor, es lo único que le permitirá reestablecer el estado del sistema ante una contingencia.
Planifique una auditoría anual con apoyo del proveedor para asegurar la consistencia de la data y que la parametrización se encuentra acorde con su negocio.
Ante cambios previstos en los procesos internos o del entorno del negocio establezca planes de acción junto con su proveedor incluyendo cambios y mejoras en el hardware que alteren el entorno del sistema.
Autor: Javier Hidalgo
Licenciado en Computación
Caracas Venezuela
Octubre 2009
jehidalgo@gmail.com
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